jueves, 1 de julio de 2010

PLANEACION DE LA ADMINISTRACION




NATURALEZA Y PROPOSITO
"La planeación es la habilidad de ver con mucha anticipación las consecuencias de las acciones actuales. Dicho en otras palabras, se puede decir que Planeación es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo".

PROCESO GENERAL DEL PLANEAMIENTO
Tipos de planes:
*Por su marco temporal, pueden ser de corto, mediano y largo plazo.
*Por su especificidad y frecuencia de uso, pueden ser específicos, técnicos o permanentes.
*Por su amplitud, la planeación puede indicar la necesidad de planes: estratégicos, tácticos, operativos y normativos.

Niveles de una organización:

*Estratégica; Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados.
*Táctica; La parte táctica es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Y es sistémico, ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico.
*Operativa; Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza un microplaneamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla cómo deberán alcanzarse las metas.
*Normativo; Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se apoya en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades planeadas.

DETERMINACION DEL OBJETIVO
Para determinación de los objetivos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los objetivos, tanto personales como profesionales, van a determinar las motivaciones del sujeto. Las prioridades establecidas van a estar condicionadas por las motivaciones del sujeto, el carácter del objetivo y por coacciones externas al sujeto.

Podemos establecer tres tipos de objetivos:
1) Objetivos de acción: Son los que la persona se propone realizar en un periodo de tiempo determinado (una semana, un mes, un año,...). Estos objetivos han de tener una serie de características para que puedan conseguirse:
*Realistas, ni sobrevalorados ni infravalorados.
*Motivantes, satisfactorios tratar de ser "el mayor" o "el mejor" en el momento que se llega al objetivo.
*Flexibles, aceptar cierto grado de lo imprevisto.
*Han de ser realizables, implicando un plazo de tiempo, ser expresados en términos de acción, determinando quien es el responsable de la acción a emprender, y el resultado ha de ser claramente cuantificable.
*Han de ser planificados, integrados en la gestión del tiempo.

2) Objetivos vitales Los rumbos significativos que queramos darle a nuestra vida van a determinar la garantía de la coherencia en nuestras acciones. Para ser operativos, este tipo de objetivos tienen que ser formulados con claridad. Hay cuatro aspectos que pueden esclarecer como abordar este tipo de objetivos:
*El nivel de satisfaccion: A partir de una lista de actividades sobre el día o la semana, debe determinarse en cada caso el grado de satisfacción que va a provocar en el sujeto cada una de ellas.
*El grado de decision: A partir del empleo del tiempo, el sujeto ha de preguntarse si lo quiso o no, y concluir con lo que decidió cambiar o no.
*La esencialidad vital: Supongamos que nos quedasen unos meses de vida, que no son suficientes para realizar todo lo que hubiésemos querido.

La formulación de objetivos es más eficaz


*Son coherentes con nuestro estilo de vida, teniendo en cuenta las redes familiares, profesionales y sociales a las cuales pertenecemos. Como se decía anteriormente, tal vez tengamos que flexibilizar nuestros objetivos para ajustarlos al entorno.
*Dependen de uno mismo, ya que sólo el sujeto que aborda este objetivo puede tomar la iniciativa y la responsabilidad de los objetivos que se fijan.
*Son cuantificables para controlar su evolución. Se deben pasar a cifras o categorías todo lo que sea posible y establecer un cronograma, tomando previsión sobre el momento en el que tendríamos que comprobar el desfase entre lo previsto y lo realizado.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Peter Drucker, en “La gerencia de las empresas”, tiene un capitulo: “La dirección mediante objetivos y no bajo control”, en el que enfatiza la necesidad de que todas las acciones deben ser dirigidas por “objetivos claramente expresados”. No se debe controlar por controlar, sino controlar por objetivos.
Administración por objetivos y el autocontrol es un lema, más que una técnica e incluso más que una política. Por así decirlo, es un principio constitucional.

Concepto De “Objetivos”:
Es un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, unidades, porcentajes, etc...), que se pueda controlar para replantear las acciones de futuras metas, propósitos o misiones administrativas.

Diferencias Entre Meta y Objetivo:
Son los puntos vitales que dan vida al organismo administrativo donde se desenvuelve el acto o la acción. Y las METAS consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados en el camino de cumplimiento de los objetivos.

Fundamentos:

*Es una forma de pensar; es una forma de pensar que requiere que muchos de los que ejercen el mando cambien radicalmente sus estilos.
*Coordinación de Objetivos; Bajo el principio de unidad de dirección, debe haber coordinación de objetivos, es decir, todas las acciones individuales deben ir encaminadas hacia las metas de la organización.
*Deben ser Cuantificables; Los objetivos deben estar redactados en tal forma que puedan ser controlados fácilmente por medios cuantitativos.
*Redactados debidamente; Uno de los aspectos más importantes es la “redacción de los objetivos”.

Clasificación de los objetivos:
*Por su orígen y tiempo.
*Por su jerarquía o función.
*Por los objetivos del puesto.
*Por su desarrollo personal.

VENTAJAS Y LIMITACIONES:

*Le permite conocer exactamente qué es lo que se espera de él.
*Le permite mayor libertad de acción.
*Sus logros quedan registrados de una manera más objetiva.
*Lo anterior permite una mayor justicia en las promociones y ascensos.
*Le permite demostrar más objetivamente por qué no se pudo lograr algo.
*Le permite concentrarse en áreas concretas.
*Le permite dar su punto de vista.
Sabe como ha logrado mejorar o superar sus deficiencias.
*No se le impondrán metas.

Ventajas para la organización:

*Es la única forma con la que se cuente para planear y evaluar democráticamente el trabajo y hacer un seguimiento de las causas que obstruyan la eficiencia.
*La organización, los directivos y los mandos intermedios que trabajan bajo este sistema, responden a metas concretas y premisas.
*Facilita y exige una mayor delegación de autoridad.
*Fija responsabilidades personales.
*Facilita y estimula la formación de grupos de trabajo.
*Ayuda a mantener las descripciones de puestos.
*Es una base para detectar necesidades de capacitación y hacer seguimientos.

Limitaciones de la Administración por Objetivos:
*No todos los supervisores tienen el mismo poder para exigir resultados a los subordinados y no todos pueden seleccionar ni cambiarlos libremente.
*No todas las tareas se pueden expresar fácilmente en metas mensurables.
*No siempre hay buenas relaciones entre el jefe y el subordinado.
*No todos los supervisores están debidamente capacitados para administrar, es decir, planear y evaluar resultados. Se requiere un periodo de adiestramiento.
*Los imprevisibles de los puestos parecen ser una constante que imposibilita cualquier planeación.

Conclusiones:
*La administración por objetivos no es solamente un sistema administrativo, es una filosofía de dirección que impulsa a tener siempre presentes los objetivos.
*El conocimiento de AXO permite ver en forma sencilla el proceso administrativo: lo que es y lo que debe ser.
*Importa poco si no puede aplicarse como una mecánica. Lo fundamental es el deseo de aproximarse a ella.
*Hay que desear y buscar que todo administrador posea una preparación mínima y conozca la administración por objetivos para orientar su trabajo.

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